Wat leert deze zomerse cijferweek over goed presenteren
Gisteren zappte ik langs RTL Z. Dat liet zien dat de beursagenda deze week bomvol zit. Basic Fit, Post NL, ASML, Porsche, het ene na het andere miljoenen bedrijf schuift aan om de halfjaarcijfers te presenteren. Ergens op deze aardbol staat op dit moment een bestuurder voor een zaal analisten of een batterij camera’s, met maar één taak: in een paar minuten uitleggen hoe het bedrijf ervoor staat. Je krijgt geen tweede kans en er is geen ruimte voor ‘eeuhm’ en gehakkel. Precies daarom is deze cijferweek een mooie kans om te kijken wat een presentatie eigenlijk sterk maakt. En ja, die gelden niet alleen in de boardroom.
Tip: Begin met het belangrijkste
Analisten en journalisten hebben geen tijd te verliezen, en dat weten de beste presentatoren. Ze openen niet met een lange inleiding over de toestand in de wereld, maar met de kern: omzet, winst, vooruitzichten. Pas daarna volgt de verdere invulling. Zo werkt ons ingewikkelde brein het beste; het effect van de eerste indruk. Jaren geleden lieten onderzoekers Solomon Asch en Bennet Murdock zien dat informatie die we als eerste horen zwaar meeweegt in ons eindoordeel. Die volgorde werkt daarom in vrijwel elke presentatie: zeg eerst waar het over gaat, en vul pas daarna aan met details. Wie andersom begint, is het publiek allang kwijt tegen de tijd dat de hoofdboodschap komt.
Tip: Leg cijfers uit, lees ze niet op
Een rij percentages op een sheet zegt op zich niet heel veel. Als goeie presentator vertel je er meteen bij wat een getal betekent: is dit goed nieuws of slecht nieuws, en waarom? Dat is het verschil tussen een gort droge opsomming en een verhaal dat blijft plakken.
Tip: Wees eerlijk over tegenvallers
Niet elk bedrijf heeft deze periode alleen maar goed nieuws te melden. Wie een tegenvaller wegmoffelt verliest het vertrouwen. Een journalist prikt er vaak wel doorheen. Onderzoek laat zien dat open zijn over slecht nieuws het vertrouwen in een organisatie op de lange termijn juist overeind houdt, terwijl verzwijgen of vaag blijven dat vertrouwen sneller ondermijnt. Diezelfde eerlijkheid werkt overal: een probleem hardop noemen is sterker dan hopen dat niemand het opmerkt.
Tip: Bereid je voor op de vragen
Na elke bedrijfspresentatie volgt het spannendste deel: de vragenronde. Ik ben er dan ook van overtuigd dat je de wedstrijd wint in de voorbereiding. Als je goed voorbereid de zaal instap, twijfel je niet en geef je korte, scherpe antwoorden.
De Canadese psycholoog Albert Bandura schreef al dat het vertrouwen dat je in een situatie aankunt voor een flink deel wordt opgebouwd door voorbereiding en herhaling. Hoe beter je van tevoren doordenkt wat er gevraagd kan worden, hoe kleiner de kans dat een lastige vraag je overvalt. Bedenk dus vooraf wat je publiek gaat vragen, en je straalt vanzelf meer rust en gezag uit of je nu tegenover analisten staat of tegenover je eigen team.
En ja … je hoeft geen beursgenoteerd bedrijf te runnen om hier iets aan te hebben. Je eerste pitch aan een klant na je vakantie of een gesprek met jouw directeur waarin je moet uitleggen waarom een project uitliep, het zijn allemaal mini-cijferweken.
Ook daar geldt: begin met waar het echt over gaat, vertel wat de feiten betekenen, verstop een tegenvaller niet en bedenk vooraf welke vraag je het liefst niet gesteld wilt krijgen. Ik ben ervan overtuigd als je dat onder de knie hebt, hoef je geen CEO van ASML te zijn om overtuigend over te komen.